Bir öğretmen arkadaşımın, okulda kendisini en çok rahatsız eden konunun ne olduğunun sorulması üzerine, okul sonrası yapılan toplantıların sıklığı, toplantıların çok uzun sürmesi ve gereksiz toplantıların yapılması şeklinde cevap vermesi, bu konuya eğilmeme vesile oldu.
Toplantıların Verim(siz/li)liği
Toplantılar hemen hemen bütün kurumların vazgeçilmezleri arasında yerini alır. Kurum içi iletişimin sağlandığı, bilgi paylaşımının yapıldığı ve gündeme alınan konularla ilgili kararların alındığı birden çok kişinin bir araya gelmesiyle oluşan yapıya, birleşime toplantı diyoruz. Ü st yöneticilerin vakitlerinin neredeyse yüzde atmışının toplantılarda geçtiğini ifade etsek abartmış olmayız. Bütün kararların, bilgilendirmelerin, istişarelerin, değerlendirmelerin, tartışmaların yapıldığı yegâne mecra toplantılardır artık. Yöneticilerin çok anlam yükledikleri ve bir türlü vazgeçemedikleri diğer katılımcıların ise genelde sevimsiz ve gereksiz bulduğu bu toplantılarla ilgili bir şeyler yapmanın gerekliliği çok net bir şekilde anlaşılmaktadır. Toplantı deyince eminim bir çoğunuzun aklına saatlerce süren, zamanında başlamayan, uzadıkça uzayan, hiçbir sonuçalınamayan, aynı konuların tekrar tekrar konuşulduğu, hiçgündemi ve süresi belli olmayan sevimsiz bir kelime geliyordur.
Özellikle toplantı açısından değerlendirildiğinde okullar tam bir şampiyondur denilebilir. Sadece mevzuatta yer alan toplantılar bile hakkıyla yapılmaya kalkışıldığında ne kadar çok vakit aldığı anlaşılacaktır. Zümre öğretmenleri toplantısı, şube öğretmenleri toplantısı, öğretmenler kurulu, davranış değerlendirme kurulu, sosyal etkinlikler kurulu, rehber öğretmenler kurulu, okul aile birliği, sivil savunma komisyonu, kantin denetim komisyonu, genel değerlendirme toplantıları, rehberlik toplantıları, genel veli toplantısı, birebir veli toplantısı ve daha birçok toplantı. Bu toplantıların her birinin amacı, hangi sıklıkla yapılacağı, kimlerin katılacağı yönetmeliklerle belirlenmiştir. Mevzuatta ya da kâğıt üzerinde her şey yolunda gibi gözükse de uygulamada durum farklıdır. Okullarda yapılan toplantıların bir kısmı boşa geçen zaman olarak görülürken bir kısmı da sadece kâğıt üzerinde yapılan, gündemlerin yazıldığı, katılımcıların imza attığı, yapılmış olmak için yapılan toplantılar olarak görülür. Müdürlerin çok önem verdiği öğretmenler kurulları bile genelde tek taraflı bilgilendirme ya da talimatların dile getirildiği bir toplantı formatıdır.
Toplantılar çok daha verimli hale getirebilir mi? Bütün katılımcıların keyif aldığı, aynı zamanda sonuçalınan, etkin ve verimli toplantılar nasıl yapılabilir?
1-Gerekli mi?
Bir toplantı için ilk soru budur. Bu toplantıyı yapmalı mıyız? Bu toplantıyla elde edilmek istenen sonuçnedir? Ayrılan zamana, emeğe, maliyete değer mi? Bu soruların cevabı 'evet' ise o toplantı yapılmalıdır. Yapılmasa da olur, farklı şekilde çözülebilecek bir mesele ise o toplantı yapılmamalıdır. Yapılan toplantılar, ayrılan zamana, emeğe değmelidir. Az ya da çok her toplantının bir maliyeti vardır. Kâr zarar hesabını iyi yapmak gerekir. Bir mesajla, detaylı bir e- posta ile, birkaçkişinin odasına giderek ya da telefon ile halledilecek bir mesele için toplantı düzenlemeye gerek olmayabilir.
2-Planlama
Karar verilen bir toplantı için yapılması gereken çok önemli ön hazırlıklar vardır. Toplantı tarihi, saati, süresi ve kimlerin katılacağı belirlenerek en az 48 saat öncesinden katılımcılara bilgi verilmesi gerekir. Devamında ise katılımcılara, toplantının niçin düzenlendiği, gündemleri, konu başlıkları, sorumlu ya da ilgili kişiler ve katılımcıların yapması gereken hazırlıkları içeren bir e-posta atılmalıdır. Bu hazırlıklar toplantının verimli geçmesini, katılımın yüksek olmasını, zamanın verimli kullanılmasını ve etkili bir toplantı olmasını sağlar.
3-Toplantının Türüne ve Amacına Uygun Hazırlık
Her toplantı aynı amaçiçin yapılmaz. Bilgilendirme toplantıları, istişare toplantıları, karar alma toplantıları, yönetim ve koordinasyon toplantıları, motivasyon toplantıları, sorun çözme ve kriz yönetimi toplantıları, paylaşım amaçlı toplantılar, eğitim içerikli toplantılar, brifing almak için düzenlenen toplantılar, değerlendirme toplantıları, faaliyet sunumları, yönlendirme toplantıları ve daha birçok toplantı türünden söz edilebilir. Her toplantının türüne ve amacına uygun ön hazırlık yapılması gerekir. Özellikle toplantıyı düzenleyen kişi (başkan) çok iyi hazırlık yaparak toplantıya gelmelidir. Ödevini çok iyi yapmış, dersine iyi çalışmış bir başkan toplantıyı çok daha iyi ve etkili yönetecektir.
Katılımcıların da toplantıya gelirken gündemlerle ilgili hazırlıklı gelmesi çok önemlidir. En azından o toplantı ile ilgili zihinsel anlamda hazırlıklı olunması bile toplantının verimliliğini artıracaktır. Toplantı esnasında, üzerinde düşünülerek, hazırlık yapılmış kısa bir konuşmanın ya da veriye dayalı bilgi aktarmanın toplantıya etkisi çok daha yüksek olacaktır.
Ayrıca, toplantıyla ilgili fiziksel hazırlıklar da çok zaruridir. Mekân, donanım, kullanılacak ekipman, ikram vb. konularla ilgili hazırlıklar eksiksiz olmalıdır. Mekânın uygunluğu, ses, ışık, havalandırma, sunum ekipmanları kontrol edilmelidir.
4-Toplantının Bir Sistematiği Olmalıdır
Toplantıların kendi içinde bir sistematiği olmalıdır. Zamanın verimli kullanılması ve toplantılardan sonuçalınması için toplantı usulü çok önemlidir. Buna toplantı yönetimi de diyebiliriz. Toplantılara ait birtakım kurallar olmalıdır. Bu kurallar toplantının başında hatırlatılırsa iyi olur. Örneğin katılımcıların toplantı saatinden 5 dakika önce hazır bulunmaları, yanlarında bir ajanda bulundurmaları, cep telefonlarının kapalı olması, oturma düzeni, içecek ikramının olup olmayacağı, süresi, söz hakkı verilecekse kaçdakika olacağı, kimlerin konuşacağı, gündemlerin okunması, toplantı yazmanının belirlenmesi, beklentiler gibi usule dair iş ve işlemlerin belirlenmesi önemlidir.
Yine toplantı esnasında gündemlere sadık kalmak, her gündeme hak ettiği kadar vakit ayırmak, gündem dışına çıkılmaması, toplantı esnasında yapılacak olan sunum ve yorumların kısa tutulması da önemlidir. Başkanın bu konulara dikkat etmesi ve toplantıyı profesyonel bir şekilde yönetmesi gerekir.
5-SonuçAlmak Önemlidir
Toplantı süresince asıl amaçunutulmamalıdır. Sonuçalmak için orada olduğumuzu unutmayalım. O yüzden sık sık asıl gündeme vurgu yapılması gerekir. Toplantılarda bazı tuzaklar olabilir. Onları ustaca aşmak gerekir. Polemiğe, tartışmaya girmeden, gerginliğe, kırgınlığa izin vermeden toplantı yönetmek bir ustalık işidir. O yüzen çok dikkatli olmak ve tuzaklara düşmemek gerekir. Toplantılarda çok farklı tipte katılımcı bulunabilir. Saldırgan, eleştirici, hırslı, çekimser, tuzakçı, alaycı, aceleci, uykucu, umursamaz, tepkisel, yakınmacı, şikayetçi, savunmacı, şakacı, oyuncu gibi engelleyici tiplerin olabileceği gibi girişimci, önerici, katılımcı, özetleyici, deneyimli, destekleyici, uzlaştırıcı, iyimser gibi olumlu anlamda destekleyici tipler de olacaktır. Bütün katılımcı tiplerine göre başkanın hazırlıklı olması önemlidir. Herkese olabildiğince söz hakkı vermek, konuşulanları iyi dinlemek, konuşan kişinin sözünü kesmemek, katılımcılığı teşvik etmek de çok önemlidir.
6-Olumlu İletişimin ve Kelimelerin Gücünü Kullanın
Toplantılarda birçok olumsuzluklar, yanlış anlamalar, çatışmalar yaşanabilir. Genellikle bu tür problemler çoğu zaman iletişim dilimizden kaynaklanır. Olumlu iletişimin temel dört unsuruna dikkat edilirse çok olumlu toplantılar yapılabilir. 1) Tarafsız objektif gözlem yaparak ve düzgün kelimelerle gözlemlemiş olduğunuz somut davranışları ifade edebilirsiniz. 2) Gözlemlemiş dolduğunuz davranışlar karşısında kendinizi nasıl hissettiğinizi, duygularınızı açıkça ifade edebilirsiniz. 3) Bu duygularınızın oluşmasına sebep olan ihtiyaçlarınızı, değerlerinizi, arzularınızı, tam olarak ihtiyacınızı söyleyebilirsiniz.4. Son olarak da yaşamınızı zenginleştirmek için karşınızdaki kişiden yapmasını rica ettiğiniz somut davranışlar nelerdir, onları isteyebilirsiniz. Önyargılar, istekler, duygular, beklentiler, tepkiler birbirine karıştırılmamalıdır.
Ayrıca, sözcüklerin gücünden yararlanabilirsiniz. Bağlaçları, edatları yerinde kullanmalısınız. 'Çünkü' sözcüğünün olağanüstü bir ikna gücü vardır. Yerinde kullanıldığında birçok kilit noktayı açabilir. Etkili sorularla toplantılarda yaşanılan tıkanıklık anlarını aşabilirsiniz. Soruların gücünden de yararlanmak gerekir. Ayrıca toplantılarda ne yaşanırsa yaşansın nezaketi elden bırakmamalısınız. Asla bağırmamalısınız. Kendinizden emin, net bir ses tonu ile konuşmanızda yarar vardır.
7-Söz Uçar Yazı Kalır
Toplantı esnasında ve toplantıdan hemen sonra konuşulanların, kararların yazılması işlerin takibi ve kurumsal hafıza için çok önemlidir. Toplantı sona erdiğinde alınan notların, kararların, görevlerin, sorumluların, yapılacak işlerin zamanlamasının gözden geçirilerek bütün katılımcılara e-posta yoluyla gönderilmesi çok yararlı olacaktır. Ayrıca toplantı esnasında katılımcıların da ajandalarına not alması çok yararlı olacaktır. Toplantının verimliliği alınan notlar kadardır denilse yeridir. Zümre toplantıları, kurul toplantıları, şube öğretmenler kurulu toplantıları gibi süreklilik arz eden toplantılarda bir önceki toplantıya atıf yapılması, alınan kararların gözden geçirilmesi devamlılık açısından ve iş takibi açısından çok önemlidir. Yine toplantılarda alınan kararların takibi, uygulama safhası da ayrıca planlanmalıdır. Aksi takdirde alınan kararlar sadece karar olarak kalacaktır. Uygulamaya geçirilmeyen bir kararın kimseye bir faydası dokunmaz.
Sanal Toplantılar
Son zamanlarda hayatımıza iyice giren sanal toplantılara da kısaca değinmekte fayda var. Yukarıda anlatılan bütün maddeler aslında sanal toplantılar için de geçerlidir. Sadece toplantı mekânı ve formatı farklıdır. Kullanılacak olan toplantı platformunun çok iyi bilinmesi ve teknik açıdan hazırlık yapılması gerekir. Sanal toplantılarda dikkat ve odaklanma konusunda ayrıca önlemler almakta fayda olacaktır. Yine sanal toplantılarda verimlilik açısından katılımcı sayısı çok olmamalıdır. Katılımcıları aktif kılmak, enerjiyi yüksek tutmak da verimli bir sanal toplantı için çok gereklidir.